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为什么你企业的流程制度形同虚设?一、什么是作业流程卡。二、如何制作作业流程卡?


     
      在中小企业,大部分的企业已经或正在通过ISO质量管理体系认证,但是从实施上来看,许多企业只是通过认证让企业的“名片”更加有份量一些而已,至于ISO质量体系的落地执行,会随着文件锁入保险箱而告一段落。
     我们不禁要问,为什么ISO文件在企业难以落地?为什么企业制定了很多的流程文件,可结果还是异常频发?……
     根源在于这些流程文件一方面强调大而全,比如,ISO就试图把所有的管理动作都标准化,这样的执行成本会很高且没有效益;另一方面,ISO强调标准化的同时,却忽略了监督和责任机制。朗欧企管多年驻厂咨询认为,一份流程文件最重要的是能够落地,才能为企业创造效益。在此背景下,形式上小而简、内容上少而精、精而专的“作业流程卡”应运而生了,本文手把手教大家如何制作“作业流程卡”。
     一、什么是“作业流程卡”。作业流程卡就是将企业里各项流程里面的关键节点抽取出来,通过这些关键节点的控制保障整体流程的运行。
     作业流程卡将大家有限的精力聚焦于标准作业的动作上,使之在约束的环境下,短期实现改变的一种管理工具。
     作业流程卡对过程失控的问题点进行剖析,进而制定标准的操作动作,通过横向部门或工序、稽查员及上级的监督,并对动作的执行情况进行定时跟踪考核。
     二、如何制作作业流程卡?1、选取流程点。
     评估本部门所管辖的流程、员工活动过程、产品实现过程、设备操作动作等失控点。
     譬如:仓库管理中,可以选取发料动作来作为流程点,采购部门可以选择采购单据的处理来
     作为流程点;
     需要注意的是:流程点的选取不要大而全的,要选取具体到点的管理细节来进行改善。
     2、确定改善动作及频率。
     找到流程点之后,对流程点进行动作分解,确定失控的原因,然后根据原因逐一设定改善动作;
     在设定改善动作时要注意以下几点:
     改善动作要可以操作、检查;
     改善动作要有频次要求、时间要求;
     改善结果可以数据量化。
     3、明确责任和义务。
     确定了改善动作和频率之后,就要考虑如何保证这个改善动作有效执行下去,所以明确
     相关执行人的责任和义务显得至关重要;
     设置方式:通过横向工序或者横向部门按照一定的频率进行监督和制约,对于没有按照规定
     执行的,给予一定的处罚;
     譬如:仓库的收发料作业流程卡,就由采购部的采购员进行监督,采购部的采购作业流程卡
     的执行,就由PMC部门的物控员进行监督;
     4、填写作业流程卡。
     整张作业流程卡分为三部分:抬头、主体、会签三个部分,具体请见朗欧流程卡模板所示;
     抬头部分为作业流程卡的基本信息,包括:公司名称、文件编号、文件版本号、编制部门、
     编制人、审核人、核准人等基本信息;
     主体部分是作业流程卡的基础,包含流程点、操作流程、控制点设计、使用表单等几个核心信息;其中流程点、控制点设计是不可或缺的,其他项目可以根据作业流程卡具体规范的对象而灵活调整。
     会签部分:为经过相关责任部门评审确认之后,所有参与评审人员对评审结果的确认。
     控制点设计:
     每份作业流程卡当中必须有三个要素,分别是标准、制约和责任。这三个要素缺一不可。
     标准:针对梳理出的流程点,制订责任部门/岗位所需要矫正或统一的动作描述,不得使用形容词即,每一条标准当中要规定“谁?什么时间?做什么具体动作?”,我把这个称之为“小三要素”。
     譬如:
     制约:所定的标准由谁来监督执行,应包括三级检查,视情况规定检查频次与记录方式,以横向部门为主,上级、稽查为辅。
     譬如:
     责任:经过检查、发现员工行为与标准要求不相符所带来的责任,乐捐金额12元,但特别条款必须另外注明。
     譬如:
     5、组织评审和研讨
     作业流程卡填写好之后的1-2个工作日之内,必须召集相关责任部门负责人进行流程点改善动作评审,现场确认改善动作的有效性;
     注意:在研讨阶段,合理性大于权威性,执行阶段,权威性大于合理性,一旦评审确认OK,任何人都必须无条件配合执行,不得以任何理由和借口推脱、拒绝;
     中间有争议,但不能妥协的标准项,可以采用试运行的方式进行,待运行一段时间之后再修正调整。
     6、确认会签发行
     完成评审动作后,最迟一个工作日之内将确认好的作业流程卡分发到相关的部门责任人会签,确认会议按照会议管理制度执行,并知会稽查部派人参加。
     完成会签后,将流程卡经总经理核准后发行生效,编制部门将已经审核好的动作流程卡复印分发给相关联部门和稽查部。
     7、流程文件试运行
     当会签后,通常要对文件做一个月至三个月的试运行,每一份流程文件不可能一次就写到完美,都是在不断执行的过程当中去逐步完善的,可以为A0版、A1版、A2版……..,试运行可以为流程执行后进行纠错留有一定的空间。特别是一些事关员工经济利益的一些流程规定,可以为流程的及时修订留有余地,但是试运行要有一个确定的时间段,如一个月或三个月,试运行周期一般都设定在三个月以内。
     结语:流程文件不在于大而全,而在于能否有效执行,能否对员工的操作动作起到规范作用,朗欧作业流程卡就是将程序文件当中具体的操作动作列出来,卡住的是一个一个具体的动作,同时解决怎么做?怎么检查?怎么奖罚?这三个问题。有明确的责任人、检查人、执行时间,这样才能保障流程的有效执行。欧企管助力中国制造,一直在努力。实战、落地咨询,全天候驻厂,量身定制精细化管理模式。
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      你企业的流程制度执行情况如何 0人 0% 形同虚设 0人 0% 一般 0人 0% 很好的落地
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