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接待客户的礼仪要点


     
      一 :心理准备
     其实没有什么好准备的,外国人也是人,就是有些人的素质还相当差,就跟我们中国农民起家的批发户一样,见多了就没感觉了,平时怎么跟人说话就怎么跟他们说就可以了。
     外商不是拿来做慈善外交的,而是来跟你合伙赚钱的,赚钱永远都是第一位。外商心里具体在琢磨什么,你猜不到也没必要去猜,只需要牢记一点,大家合作赚钱,这样心态就平和了,不卑不亢。
     抛开这些不切实际的东西, 放松自己, 做个真实的而不是装模作样的人, 往往更能赢得外商的尊重,把事情办好就好。外商和我们其实都一样,愿意跟一个看上去比较稳重地道,而不是一个跑前跑后、慌张亢奋的家伙做生意。
     二:行程安排
     同客户商讨参观访问行程表, 与公司接待部门沟通, 待一切敲定之后, 发送邮件货传真让客户确认, 同时让工厂做好接待准备。
     既然是来赚钱,而不是来旅游观光,商务性的、务实的、紧凑的行程安排总是最受欢迎的。大摆宴席以及陪他们旅游反而不一定能促成交易。
     因此,事先跟外商详细商量好他的行程,但外商访厂/公司阶段的安排则最好由你自己做出, 看哪些产品和车间, 扬长避短, 把你想展示给外商的东西充分安排进去。可以征求外商的意见,也可以把自己设想成外商,“如果我到一个陌生国度的陌生供货厂去考察,希望看到什么?”
     实际到访的时候,严格按照行程计划来做,常能给外商以好印象。其实道理很简单,采购商并不讨厌古板的供货商,最怕说了不算、无明确计划的厂家。
     如果可以,实现跟客人商量好行程安排,至少应该知道客人来中国的时间和班次和联系方式。
     三:公司信息的把握
     这个前面已经说过,你首先应该对公司产品,生产流程,技术参数了解了才有可能带领客人参观。
     事前最好准备一些关于公司的英文介绍,整个生产流程的英文,省的到时候翻译出现困难。另外,对于一些客人可能问到的问题要提前准备好。
     四:客人信息的打探
     1、了解客户,包括客户的详细联系资料,公司背景,公司实力,经营状况,经营范围,客户此次来访的目的,主要对什么感兴趣。还包括外商公司的股份结构,经营现状,技术水平,近三年的资产负债数字。
     2.详细了解外商的谈判代表的具体情况,包括年龄,学历,爱好,身体健康状况,他在外商公司中的位置,他在经商履历中的业绩,他对投资项目的兴奋点。
     3 调查客户性质:客户来之前你就需要对客户进行一些评估,是哪国人?是零售还是批发?网站是什么内容?针对于哪些产品?区域市场在哪等等。
     4 了解客人的宗教问题,以方便接待。多了解客人国家习俗,习惯和喜好,注意细节,对自己所在城市文化以及景点也尽可能多了解,对本国文化当然应该多了解,客人问及时至少也应知道一点,不要
     这些都能赢得客人对你的尊敬。 不仅在工作上,在其它方面都是这样。
     了解客人公司及其本人的信息,更能达到知彼!
     五:准备接待材料和工作
     1 参观和谈判可能用到的物品:
     数码相机、预先准备好的CD盘刻录的产品目录和企业介绍,产品册子,易于携带的小样品;
     色板,计算器,尺,笔记本,订书机,图册还有针对性的报价单。记得要在客人来之前回顾一下以前的来往邮件,作好基本的准备。
     一个专门的记录本子,计算器,价格表,记录本子 最好选用有活页的夹子。过一段时间可以整理一下,但是,已经记录的不能随便扔掉,整理好备查。
     2、公司大厅的欢迎客户来访之类的接待牌, 让客人感觉其受到重视。提前告诉前台接待有XX公司客来访,若接待能记住来访的客人名字就更好了。
     3、会议室的安排,谈判资料的预备,包括企业演示文稿的准备,以及相关需要展示客户的文件资料以证明公司实力。企业演示文稿内容要美观详尽,至少包括:
     企业的竞争优势,市场分析,往年的业绩,清晰的组织结构图
     客户服务流程,企业服务标准,投诉渠道,处理流程
     研发队伍的实力, 历史荣誉,开发的项目介绍,实验室的参观,负责人的资力介绍, 荣誉证书,各种认证。
     4 事先准备好接机牌,公司大厅接待牌,打扫公司接待谈判室,样品卡的准备,客人感兴趣的其他产品的准备。
     5 咖啡茶及一些小食品糖果的准备。
     6 客人小礼物及样品的准备。
     7.提前确定与外商谈判的三个方案:最佳方案,折中方案和妥协方案;准备好为达到上述三个方案的策略和手段。
     注意:有时候需要打印接待通知,一定要下发给相关部门!
     8 对附近娱乐设施及购物休闲设施要了解具体到位。
     
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